Hinweise zur Implementierung eines Vorlagenmanagements

Über die Zeit sammeln sich in einer Organisation viele verschiedene Vorlagen für Dokumente an. Historisch werden diese oftmals nicht an zentralen Stellen abgelegt, oder Mitarbeitende legen sich eigene Kopien davon an. Eine Folge davon ist, dass es für die Organisation sehr schwer ist, eine hohe Qualität der Dokumente bezogen auf Barrierefreiheit, jedoch auch auf alle anderen Aspekte, wie verwendete Schriftarten, Logos und andere Punkte, zu gewährleisten.

Um barrierefreie Dokumente in öffentlichen Stellen gemäß der BITV 2.0 sicherzustellen, empfiehlt es sich, bereits barrierefreie, zentral bereitgestellte Dokumentvorlagen innerhalb der Organisation einzusetzen. Sie schaffen die Grundlage zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, fördern Chancengleichheit und verbessern die Nutzungsfreundlichkeit von Dokumenten für alle Menschen. Durch vordefinierte barrierefreie Formateinstellungen lassen sich Arbeitsprozesse vereinfachen, automatisieren und somit beschleunigen, die Qualität von Dokumenten verbessern und das Corporate Design wahren.

Damit Dokumente am Ende den Wünschen und Vorgaben der jeweiligen Organisation entsprechen und deren Look and Feel widerspiegeln, muss das Corporate Design der jeweiligen Organisation verwendet werden. In der Erarbeitung der Vorgaben des CD muss Barrierefreiheit von Beginn an berücksichtigt werden. Hier werden beispielsweise Farbpaletten, Schriftarten, Schriftgrößen, Logos und andere zentrale Elemente definiert. Wichtig ist, dass hier sichergestellt wird, dass die Kontrastverhältnisse, bzw. der Mindeskontrastabstand eingehalten wird. Im CD sollten gut lesbare Schriften verwendet werden. Merkmale gut lesbarer Schriften sind große Öffnungen, starke Haarlinien und die Reichweite der Buchstaben, sodass die Buchstaben gut erkennbar und unterscheidbar sind. Wenngleich serifenlose Schriften oft als besser lesbar gelten als Serifen-Schriften, können auch Serifen-Schriften diese Merkmale aufweisen und gut lesbar sein. (Hinweis: Die für Bundesbehörden zur Verfügung stehenden Hausschriften – BundesSans und BunderSerif – zeichnen sich beide durch eine sehr gute Lesbarkeit aus.) Weiterhin empfohlen sind mindestens 11 pt Schriftgröße mit einem Zeilenabstand von 1,2 bis 1,5 und Linksbündigkeit. Versalienschreibweise sollte generell vermieden werden. Eine Änderung des CDs ist in der Regel sehr zeitaufwändig und wird daher nur in längeren Zyklen durchgeführt. Dies bedeutet, dass bei einer zu späten Prüfung des CDs auf Barrierefreiheit eine Erstellung barrierefreier Dokumente nicht mehr möglich ist, ohne einzelne Vorgaben des CDs zu „ignorieren“. Beziehen Sie daher Fachpersonen für Barrierefreiheit in CD-Prozesse ein, um die Grundlage für barrierefreie Dokumente zu legen.

Zu Beginn empfiehlt sich die Klärung von Zuständigkeiten für Entwicklung, Pflege und Qualitätssicherung von Vorlagen innerhalb der Organisation. Anschließend ist eine Analyse der Anforderungen verschiedener Bereiche ratsam, um geeignete Dokumenttypen und Anforderungen zu identifizieren.

Folgende Fragestellungen können hier hilfreich sein:

• In welcher Abteilung sollen die Vorlagen gepflegt und bereitgestellt werden?
• Ist das nötige Fachwissen für die Umsetzung sowohl im Hinblick auf die Textverarbeitung als auch im Hinblick auf die digitale Barrierefreiheit vorhanden oder werden ggf. Schulungen benötigt?
• Welche Abteilung verwendet welche Vorlagen? Können ggf. Vorlagen zusammengefasst werden?
• Wie können die Vorlagen zentral bereitgestellt werden?
• Können Mechanismen implementiert werden, die die Verwendung individueller Vorlagen verhindern?
• Haben die Nutzenden der Vorlagen ausreichend Wissen, um die Vorlage korrekt anzuwenden, oder sind ggf. Schulungen notwendig?

Für Vorlagen existieren spezielle Dateiformate, z. B. .dotx für Microsoft Word oder .potx für Microsoft PowerPoint. Ein Doppelklick öffnet nicht die Vorlage selbst, sondern erstellt automatisch ein neues, unbenanntes Dokument auf Basis der Vorlage. Das schützt das Originaldokument (Vorlage) zuverlässig vor versehentlichen Änderungen und Überschreiben.

Im Gegensatz zu regulären Dokumenten enthalten Dokumentvorlagen vordefinierte Strukturen, Formatierungen und Platzhalter, die als Grundlage für neue Dokumente dienen. Für die Gestaltung barrierefreier Dokumentvorlagen sind die jeweiligen Anforderungen der Software zu berücksichtigen (siehe z. B. das Kapitel Allgemeine Anforderungen an die Barrierefreiheit von Dokumenten). Im Folgenden werden die zentralen Anforderungen dargestellt, die insbesondere bei der Entwicklung von Dokumentvorlagen relevant sind.

Eine definierte Farbpalette sollte fest in der Vorlage hinterlegt werden, idealerweise auf Basis des Corporate Designs. Farben werden u. a. für Schriften, Texthervorhebungen, Linkformatierungen, Diagramme und Tabellen genutzt. Es ist darauf zu achten, dass bei der Verwendung des CDs oder anderer Farbvorgaben die Kontrastverhältnisse aus der EN 301 549 eingehalten werden. Des Weiteren dürfen nach Vorgabe der Norm Farben nur als Unterstützung und nicht als alleinige Informationsvermittlung verwendet werden.

Das Tabellendesign sollte in der Vorlage festgelegt werden. In der Regel können hierzu die hinterlegten Farben der Farbpalette herangezogen werden, ggf. müssen Schriftfarben abhängig von den Hintergrundfarben angepasst werden. Zusätzlich stehen abhängig von der Software Formatierungsmöglichkeiten für die Optik gebänderter Zeilen und Rahmenlinien bereit.

Formatvorlagen sind zentral für die Struktur und Barrierefreiheit. Besonders relevant sind Überschriftenebenen, Absätze und Zitate, da sie die semantische Struktur für Screenreader bereitstellen. Überschriften müssen hierarchisch korrekt hinterlegt sein. Silbentrennung sollte, wenn möglich, deaktiviert werden. Bei der Konfiguration der entsprechenden Formatvorlagen ist darauf zu achten, dass die Vorgaben des CD korrekt umgesetzt werden. Auch ausreichend große Abstände, beispielsweise zwischen Überschrift und Text oder Absätzen sollte in den Formatvorlagen definiert werden. Zur besseren Anwendung und Fehlervermeidung sollten Formatvorlagen eindeutig benannt und nachvollziehbar strukturiert bzw. im Schnellzugriff angeordnet sein. Die Verwendung der Standardformatvorlage „Titel“ (z. B. in Microsoft Word) wird in einigen Quellen kritisch gesehen, da manche Screenreader diese Formatvorlage nicht unterstützen (vergleiche Erweiterte Checkliste nach EN 301 549 für barrierefreie Word-Dokumente). Eine Entfernung aus dem Schnellzugriff ist in diesem Fall sinnvoll.

Listen und Verzeichnisse können ebenfalls über entsprechende Formatvorlagen vordefiniert werden. Römische Ziffern stellen eine besondere Herausfordung im Verständnis dar.

Benutzerdefinierte Inhaltsverzeichnisvorlagen können zentral in Dokumentvorlagen hinterlegt und in weiteren Dokumenten wiederverwendet werden. Falls technisch möglich, sollte die Funktion für ein klickbares Inhaltsverzeichnis aktiviert werden, da dies die Navigation innerhalb des Dokuments deutlich verbessert. Zusätzlich kann – abhängig von der verwendeten Software – festgelegt werden, welche Überschriftenebenen im Inhaltsverzeichnis angezeigt werden sollen, um die Struktur gezielt zu steuern.

Navigationshilfen sind Funktionen, die helfen, sich schnell in längeren oder komplexen Dokumenten zu orientieren. Typische Navigationshilfen in Textverarbeitungsprogrammen sind Inhaltsverzeichnisse, Lesezeichen und formatierte Überschriftenebenen. Insbesondere für Menschen, die assistive Technologien wie Screenreader nutzen, erleichtern sie das Finden bestimmter Inhalte und verbessern die Übersicht. In Tabellenkalkulationsprogramme (z. B. Excel) stehen weniger Navigationsfunktionen für assistive Technologien zur Verfügung. Daher ist es ratsam, hier manuelle Navigationshilfen für Screenreader-Nutzende bereitzustellen. Beispiele für hilfreiche Navigationshilfen in Tabellenkalkulationsprogrammen sind:

• ein manuell verlinktes Inhaltsverzeichnis im ersten Tabellenblatt bereitstellen,
• pro Tabellenblatt nur eine Tabelle anführen,
• Thema der Tabelle in jeder A1-Zelle pro Tabellenblatt anführen,
• erste leere Zelle unterhalb der Tabelle mit einem textlichen Hinweis „Ende des Tabellenblatts“ oder einer ähnlichen Kennzeichnung versehen,
• Tabellenblätter aussagekräftig beschriften.

Vergleiche dazu auch den Abschnitt Hinweise zur Gestaltung von Tabellen.

In der Dokumentvorlage ist die passende Sprache festzulegen. Dadurch wird automatisch die Sprache für die Rechtschreibprüfung und die korrekte Sprachausgabe durch Screenreader festgelegt.

Kopf- und Fußzeilen können in Vorlagen für durchlaufende Informationen wie bspw. Seitenzahlen oder der Dateiname etc. genutzt werden. Inhaltlich relevante Informationen sollten nicht in Kopf- und Fußzeilen platziert werden, da manche Softwareprogramme diese Inhalte ignorieren (Screenreader-Lesereihenfolge).

Schnellbausteine ermöglichen die Wiederverwendung häufig genutzter Inhalte wie Textbausteine oder Formatierungen. In Microsoft Word z. B. kann der Schnellbaustein „Dokumenttitel“ genutzt und platziert werden, um den Dokumentitel gleichzeitig im Dokument und in den Metadaten zu hinterlegen. Dadurch wird eine Anforderung der Barrierefreiheit erfüllt und der Bearbeitungsaufwand reduziert.

Für Bilder (z. B. Logos) in den Vorlagen sollten bereits aussagekräftige Alternativtexte hinterlegt oder dekorative Elemente entsprechend gekennzeichnet werden.

Vorlagen können Anwendungsbeispiele enthalten, etwa für barrierefreie Tabellen, Diagramme, Überschriftenhierarchien, Formulare, Titelblätter, Tabellenblätter oder Masterfolien. Dadurch wird die korrekte Nutzung erleichtert und einheitliche Ergebnisse gefördert. Für Tabellen kann z. B. die Wiederholung von Kopfzeilen bei Seitenumbrüchen bereits aktiviert werden.

Zu vielen Aspekten, die hier genannt wurden, finden Sie Informationen in weiteren Kapiteln dieser Handreichung.

Vor der Bereitstellung barrierefreier Dokumentvorlagen sollten diese fachlich, gestalterisch und technisch geprüft sowie offiziell freigegeben werden. Die Verantwortung dafür liegt in der Regel bei zentralen Stellen wie z. B. der Öffentlichkeitsabteilung, IT-Abteilung oder den Beauftragten für digitale Barrierefreiheit. Dadurch wird sichergestellt, dass die Vorlagen sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch den Vorgaben des Corporate Designs entsprechen. Ebenso wichtig ist eine klare Versionierung der Vorlagen. Änderungen, Aktualisierungen oder neue Funktionen sollten nachvollziehbar dokumentiert und an die Mitarbeitenden kommuniziert werden, beispielsweise über das Intranet, Rundmails oder Änderungsprotokolle. So wird verhindert, dass veraltete oder nicht barrierefreie Vorlagen weiterhin genutzt werden.

Die Verteilung der Vorlage ist einer der kritischsten Punkte. Sollte es hier Probleme geben, wird die jeweilige Vorlage nicht verwendet oder es wird weiter mit einer alten Version gearbeitet. Die Vorlagen sollten zentral und leicht zugänglich bereitgestellt werden, beispielsweise über ein Intranet, ein Dokumentenmanagementsystem oder Cloud-Dienste der Einrichtung. Es kann zwischen zwei Arten der Verteilung unterschieden werden.

Die aktuellen Dokumentvorlagen sind mit der Erstell-Software verknüpft, d. h. bei neuen Dokumenten wird automatisch bzw. aus einem Set die entsprechende Dokumentvorlage geöffnet. Dafür gibt es neben den Boardmitteln über die Microsoft-Admin-Verwaltung etc., die sich je nach Größe und IT-Struktur nicht überall nutzen lassen, auch spezialisierte Dokumentmanagementsysteme (DMS), die sich auch in Word integrieren lassen.

Es gibt eine zentrale Stelle, die allen bekannt ist, von der sich jedes Mal die aktuelle Dokumentvorlage z. B. PowerPoint-Master zu ziehen ist. Dies verwenden sehr viele Organisationen. Wichtig zu wissen ist, dass hier die Verantwortung für die korrekte Verwendung mehr bei der Nutzung und weniger beim IT-System liegt.

Die Einführung barrierefreier Vorlagen erfordert eine gezielte Sensibilisierung der Mitarbeitenden für digitale Barrierefreiheit. Schulungen, Leitfäden und kurze Anleitungen unterstützen dabei, die Vorlagen korrekt anzuwenden und typische Fehler bei der Dokumentenerstellung zu vermeiden. Unterstützend können klare Stellungnahmen der Organisationsleitung wirken, um die Relevanz barrierefreier Dokumente hervorzuheben und die verbindliche Nutzung der Vorlagen zu fördern. Mitarbeitende sollten zudem angehalten werden, Vorlagen stets aus der zentralen Quelle zu verwenden, damit aktuelle Versionen und Anpassungen berücksichtigt werden.

Die Einführung neuer Vorlagen sollte schrittweise und nach klaren Prioritäten erfolgen. Empfehlenswert ist es, zunächst häufig genutzte Dokumenttypen bereitzustellen und anschließend weitere Bereiche einzubinden. Eine begleitende Qualitätssicherung kann sicherstellen, dass die Vorlagen auch nach Softwareupdates korrekt funktionieren und weiterhin barrierefreie Dokumente ermöglichen. Durch regelmäßige Stichproben kann überprüft werden, ob auch die mit den Vorlagen erstellten Dokumente noch den Anforderungen der Barrierefreiheit entsprechen. Werden dabei Probleme festgestellt, können die Vorlagen optimiert oder zusätzliche Unterstützung für Mitarbeitende angeboten werden. Ergänzend sollte ein Feedback-Management etabliert werden. Rückmeldungen von Mitarbeitenden und Nutzenden unterstützen die kontinuierliche Weiterentwicklung der Vorlagen, helfen bei der frühzeitigen Erkennung technischer Probleme und fördern die Akzeptanz innerhalb der Organisation.

• Allgemeine Anforderungen an die Barrierefreiheit von Dokumenten
• Hinweise zur Gestaltung von Tabellen
• Hinweise zur Erstellung von Alternativtexten

• Erweiterte Checkliste nach EN 301 549 für barrierefreie Word-Dokumente (Projekt SHUFFLE, Kompetenzzentrum Digitale Barrierefreiheit - abgerufen am 18.5.2026)

• Leitfaden Barrierefreie Textgestaltung in User-Interface Elementen (Überwachungsstelle des Bundes für Barrierefreiheit von Informationstechnik, BFIT)
• Leitfaden Kontraste für eine barrierefreie Gestaltung (Überwachungsstelle des Bundes für Barrierefreiheit von Informationstechnik, BFIT)
• Leitfaden Strukturierung von Textinhalten (Überwachungsstelle des Bundes für Barrierefreiheit von Informationstechnik, BFIT)
• Office Medien aus dem Styleguide des Bundes

Informationen zu diesem Artikel

Verfasst von:

Anne Groß, Alexander Pfingstl

Datum:

08.09.2026

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0

Version:

3.0

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