PDF-Formular

PDF-Formulare sind nur geeignet für einfache, ausfüllbare Dokumente, die unterschrieben oder elektronisch signiert werden sollen, z. B. Verträge, Anträge. Einige Anforderungen an barrierefreie Formulare können von PDF-Formularen nicht vollständig erfüllt werden. Komplexe Datenabfragen, Umfragen oder Rückmeldungen sollten als barrierefreie HTML-Formulare umgesetzt werden, um alle gesetzlichen Anforderungen an die barrierefreie Nutzung zu erfüllen.

Derzeit gibt es keine kostenfreie Software, mit der PDF/UA-konforme Formulare erstellt werden können. Nachfolgend sind einige Möglichkeiten der Erstellung mit kostenpflichtigen Tools beschrieben.

• Wird ein Formular in Quelldokumenten, z. B. Word, Excel, LibreOffice vorbereitet, so müssen die Formularfelder im Nachhinein im PDF eingefügt werden. Dies ist mit dem kostenpflichtigen Tool Adobe Acrobat Pro möglich. LibreOffice bietet im Unterschied zu MS Word die zusätzliche Möglichkeit auch Formularfelder zu definieren.
• Mit der kostenpflichtigen Software CommonLook Office kann direkt aus Word ein PDF/UA-konformes Formular erzeugt werden, das ggf. mit Adobe Acrobat Pro nachbearbeitet werden muss. Wichtig ist, dass in Word nur die alten Formularelemente verwendet werden. Bei der Verwendung spezieller Merkmale der Formularfelder (z. B. Längenbeschränkung, Platzierung) muss mit Adobe Acrobat Pro nachgearbeitet werden.
• PDF-Formulare können in Adobe InDesign bereits mit Formularfeldern erstellt werden und mit dem kostenpflichtigen Plug-in MadeToTag barrierefrei in ein PDF-Dokument exportiert werden. Die Funktionen und das Aussehen von Formularfeldern lassen sich in Adobe InDesign ebenfalls nur begrenzt steuern, dies übernimmt ebenfalls MadeToTag.
• Oft ist eine Nachbearbeitung der Formularfelder bei Verwendung spezieller Merkmale oder eines bestimmten Erscheinungsbildes mit Adobe Acrobat Pro nötig. Mit der Anwendung PDFix Desktop lassen sich alle für die technische Barrierefreiheit relevanten Korrekturen vornehmen, die z. B. bei einer Validierung aufgezeigt werden.

Dynamische PDF-Formulare, sogenannte XFA-Formulare, bei denen dynamisch neue Inhalte oder neue Seiten im PDF eingefügt werden, können nicht barrierefrei gemacht werden. Es gibt allerdings auch die statische Variante als XFA-Formular, die den klassischen Acro-Forms vergleichbar ist und sich barrierefrei umsetzen läst.

Damit PDF-Formulare barrierefrei sind, muss Folgendes bei der Platzierung der Formularfelder zusätzlich berücksichtigt werden:

• Jedes Formularfeld benötigt eine aussagekräftige Beschriftung (Label), die von Screenreadern ausgelesen werden kann. In Adobe Acrobat Pro wird dies in der „Quickinfo“ hinterlegt. Die Beschriftung muss so formuliert sein, dass auch ohne umliegenden Text das Formularfeld korrekt ausgefüllt werden kann.
• Die Quick-Info Beschriftung muss wie die visuelle Beschriftung auch Formatvorgaben enthalten, wenn diese bei der Dateneingabe zu berücksichtigen sind.
• Screenreader können in den Formularmodus wechseln, in dem ausschließlich Formularfelder angesprungen werden und der Text rundherum übersprungen wird.
• Für jede Eingabe muss der passende Formularfeldtyp gewählt werden, z. B. Checkboxen für Mehrfachauswahl.
• Jedes Formularfeld muss in einem Form-Tag getaggt sein und im Tag-Baum an der korrekten Stelle platziert werden.
• Die Tabulatorreihenfolge muss korrekt gesetzt sein, damit auch bei Tastaturbedienung die Arbeitsreihenfolge stimmt.
• Pflichtfelder sollten gekennzeichnet sein: programmatisch in den Formularfeld-Eigenschaften, in der visuellen Beschriftung (Label) und in der Quickinfo.

Keine vorhanden

• CommonLook Office (Allyant)
• MadeToTag (axaio)
• PDFix Desktop (PDFix)

• MadeToTag: Allgemeine Anleitung (Video Tutorial in englischer Sprache) (axaio)
• MadeToTag: Anleitung zur Optimierung von Formularfeldern (Video Tutorial) (axaio)
• PDF: Verfahren zum Erstellen von barrierefreien PDF-Formularen (Adobe)
• Word: Anleitung zur Erstellung von barrierefreien PDF-Formularen aus Word (YouTube Video mit Untertiteln) (Universität Potsdam)
• Word: Tutorial zur Erstellung von barrierefreien PDF-Formularen aus Word (YouTube Video mit Untertiteln) (Kompetenzzentrum für Barrierefreiheit der Hochschule für Medien)

Informationen zu diesem Artikel

Verfasst von:

Birgit Peböck, Francis Zinke, Gottfried Zimmermann, Michael Karbe

Datum:

08.09.2026

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0

Version:

3.0

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