Allgemeine Anforderungen an die Barrierefreiheit von Dokumenten

Barrierefreie digitale Dokumente müssen die vier Prinzipien der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) des W3C bzw. die entsprechenden Anforderungen aus Abschnitt 10 der EN 301 549 erfüllen. Für PDF-Dokumente gilt zusätzlich der PDF/UA-Standard (PDF/UA-1: 14289:2014 bzw. neu PDF/UA-2: ISO 14289–2:2024).

Die WCAG formuliert die folgenden Prinzipien:

• nicht-textuelle Inhalte: Textalternativen für nicht-textuelle Inhalte bereitstellen
• Medien auf Zeitbasis: Medien auf Zeitbasis (Video/Audio/Streams) mit Textalternativen bereitstellen
• anpassbar: das Layout kann für unterschiedliche Bedarfe umgestellt werden
• unterscheidbar: Vorder- und Hintergrund müssen gut zu unterscheiden sein (Kontraste)

• Tastaturerreichbarkeit: alle Steuerelemente müssen per Tastatur erreichbar sein
• genug Zeit: genug Zeit für Eingaben lassen
• navigierbar: Mittel zur Navigation, Orientierung auf der Seite und Suchfunktionen bereitstellen
• mehrere Eingabemöglichkeiten für Formulare etc. über die Tastatur hinaus bereitstellen

• lesbar: der Text ist lesbar und verständlich
• vorhersehbar: Seiteninhalte erscheinen und funktionieren in vorhersehbarer Weise
• Eingabeassistenten: Unterstützung von Fehlererkennung, -vermeidung und -korrektur

• kompatibel: Unterstützung verschiedener Schnittstellen und Assistenzsysteme
• Vermeiden von Skriptfehlern in digitalen Dokumenten, da diese die Darstellung verhindern oder beeinträchtigen

Barrierefreies Webdesign: Die vier Prinzipien der Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)

Die Grundlage für ein barrierefreies Dokument wird bereits bei der Erstellung gelegt. Werden die Anforderungen an die Barrierefreiheit von Beginn an berücksichtigt, lassen sich Dokumente meist ohne großen Mehraufwand erstellen. Eine nachträgliche Überarbeitung ist dagegen häufig deutlich aufwändiger und kann je nach Dokument erhebliche Nacharbeiten erfordern.

Die Auswahl des Dateiformats sollte entsprechend der Zielgruppe und des verfolgten Ziels des Dokuments erfolgen.

Folgende Fragen können bei der Entscheidung für ein Dateiformat helfen:

• Handelt es sich um ein Dokument, in welchem Layout und Gestaltung explizit relevant sind, wird es beispielsweise für den Druck erstellt?
• Geht es im Wesentlichen um die Weitergabe der enthaltenen Informationen unabhängig vom Dateiformat an die Zielgruppe?

Verallgemeinert gesagt setzt sich die Mehrzahl von Dateiformaten für Dokumente aus zwei Ebenen zusammen: der sichtbaren Präsentationsebene und der versteckten Strukturebene. Die Präsentationsebene eines Dokuments wird ausgedruckt. Die Strukturebene enthält im Hintergrund Meta-Informationen für die sichtbaren Dokumentelemente, welche nicht ausgedruckt werden. So ist anhand der Formatierung eine Überschrift erkennbar. In der Strukturebene ist dieser Text direkt als Überschrift gekennzeichnet. Dies gilt für HTML, Word-Dokumente (DOCX) und auch PDF. Die Zuordnung der Dokumentelemente zu ihrem Typ oder Tag muss während der Dokumenterstellung mit der Anwendungssoftware z. B. über Formatvorlagen durchgeführt werden. Wenn Überschriften optisch wie Überschriften aussehen, aber in der Strukturhierarchie nicht korrekt zugeordnet werden, können diese Texte nicht als Überschriften interpretiert werden. Auf der Strukturebene gelten solche Texte nicht als Überschriften.

Die Weitergabe eingescannter Dokumente ohne eine Texterkennung sollte vermieden werden. Es handelt sich hierbei um Dokumente, welche ohne Überarbeitung nur eine Präsentationsebene haben. Eingescannte Dokumente ohne Texterkennung entsprechen grundsätzlich nicht dem Stand der Technik. Sie enthalten in der Regel lediglich ein Bild der Dokumentseite und keine maschinenlesbaren Text- oder Strukturinformationen. Dadurch können Inhalte weder durchsucht noch von assistiven Technologien wie Screenreadern zuverlässig erfasst werden.

Es sollten grundlegende Informationen zum Inhalt der Datei in den Metainformationen der Datei hinterlegt werden. Dazu gehören Angaben zur verfassenden Person oder Instituteon, das Erstellungsdatum, die verwendete Sprache und auch der Status der Datei zur Barrierefreiheit. In PDF sind die Metadaten Dokumenttitel und Dokumentsprache verpflichtend.

Wenn Dateien in andere Dateiformate exportiert oder konvertiert werden sollen, muss im Zielformat die Barrierefreiheit erneut überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. Wenn die Quelldatei bereits barrierefrei ist, ist es am Einfachsten im Zielformat Barrierefreiheit zu gewährleisten.

Für Dateien muss die verwendete Sprache des Inhalts angegeben werden, da Screenreader diese bei der Sprachausgabe verwenden. Enthaltene fremdsprachige Dokumentbereiche sollen in der Strukturebene mit der entsprechenden Sprache gekennzeichnet werden, wenn das Dateiformat dies ermöglicht.

Das Hochschulforum für Digitalisierung gibt in dem Beitrag „Barrierefreie Dokumente mit Markdown, Latex und PDF erstellen“ zu den entsprechenden Dateiformaten vertiefende Informationen.

Vergeben Sie einen aussagekräftigen Dokumenttitel, der Thema oder Zweck des Dokuments zutreffend beschreibt. Auch der Dateiname sollte sprechend gewählt werden, weil er das Erste ist, was die Nutzenden wahrnehmen.

• Lesefreundliche Schriftart: Verwenden Sie eine gut lesbare Schrift. Je nach Art des Dokuments muss die Schriftgröße entsprechend gewählt werden. Sowohl sehr feine oder fette, als auch sehr schmale oder breite Schriftarten oder Schriftschnitte sollten vermieden werden.
• Sonderformatierungen sollten vermieden werden. Kursiv, Versalien (GROSSBUCHSTABEN), Unterstreichung und Schmuckschriftarten verschlechtern die Lesbarkeit.
• Texte sollten linksbündig, einzeilig gesetzt werden. Wir empfehlen einen Flattersatz und nicht Blocksatz zu verwenden.
• Es sollten keine leeren Absätze verwendet werden, um Abstand zwischen Textbereichen zu halten. Um dies zu verändern, sollte die Formatierung „Absatzabstand“ benutzt werden. Benutzen Sie für horizontale Abstände Tab-Stopps statt Leerzeichen.
• Der Farbkontrast zwischen dem Hintergrund und der Textfarbe muss beachtet werden. Schwarze Schrift ist auf weißem Hintergrund gut lesbar. Aufgrund der Rot-Grün-Schwäche vieler Menschen sollte eine Rot-Grün-Farbkombination vermieden werden. Dies gilt auch für Komplementärfarben (Blau-Orange, Gelb-Violett), da diese zu Flimmereffekten führen. Bei farbigen Hintergründen sollte der Kontrast möglichst hoch sein. Das kostenfreie Tool Colour Contrast Analyser prüft Kontrastverhältnisse.
• Silbentrennung sollte vermieden werden. Harte, weiche und automatische Silbentrennung führt bei der hörbaren Ausgabe von Text häufig zum Vorlesen von zwei Wörtern.
• Informationen sollten nicht nur durch Farbe vermittelt werden. Falls dies notwendig ist, sollte versucht werden, dies zusätzlich auf andere Art und Weise deutlich zu machen.

Weitere Details zu der Formatierung von Text finden Sie unter leserlich.info.

Informative Grafiken, Bilder und Diagramme müssen einen Alternativtext haben, welcher die sichtbare Abbildung textuell wiedergibt. In das Beschreibungsfeld sollte eine kurze Erläuterung der Abbildung geschrieben werden. Bei Diagrammen sollten die wesentlichen Aussagen textlich beschrieben werden. Längere Erläuterungen der Abbildung gehören in den Fließtext. Reine Schmuckelemente, wie Striche oder Kästen, sollten keinen Alternativtext erhalten und als Schmuckelement gekennzeichnet werden. Abbildungen, welche nicht im Zusammenhang mit dem Text und der inhaltlichen Aussage stehen, sollten vermieden werden. Abbildungen sollten mit der Umbruchart „Mit Text in Zeile“ positioniert werden. Der vom Projekt iBoB herausgegebene Praxisleitfaden zur Erstellung textbasierter Alternativen für Grafiken „Gut fürs Image!“ und die Richtlinien zur Umsetzung taktiler Grafiken liefern Hinweise für Formulierungen von Alternativtexten. Für grafisch dargestellte Formeln sind alternative Textbeschreibungen hinterlegt. Siehe z. B. Anleitung „Mathematische Formeln vorlesen, erstellen und zugänglich machen“ des Regionalen Rechenzentrums Erlangen (RRZE) im PDF-Format.

Weitere Details zu Alternativtexten finden Sie im Abschnitt Hinweise zur Erstellung von Alternativtexten.

Zur Kennzeichnung von Überschriften sind die entsprechenden Formatvorlagen zu verwenden. Hierbei sollten keine Ebenen übersprungen werden: Überschriftenebenen sind streng hierarchisch anzuwenden. Sollte die Anwendung, mit welcher das Dokument erstellt wird, keine Formatvorlagen unterstützen, verwenden Sie für Überschriften einer Ebene einheitlich eine Schriftart und Schriftgröße.

Für Listen verwenden Sie bitte die Aufzählungszeichen und Nummerierungen der Anwendung. Selbst erstellte Zeichen oder römische Ziffern stellen eine besondere Herausfordung in der Listenerstellung oder im Verständnis dar.

Tabellen erstellen Sie bitte mit den angebotenen Möglichkeiten der genutzten Anwendung. Zeilen und Spalten sollten entsprechend definierte Überschriftenzellen haben. Diese Überschriften sollten bei mehrseitigen Tabellen wiederholt werden. Legen Sie bei der Tabellenkonzeption besonderes Augenmerk auf verbundene Zellen, mehrere Überschriftenebenen, leere Tabellenzellen oder Tabellen in Tabellen, da diese besondere Herausforderung darstellen. Passen Sie die Tabellenkomplexität an die Zielgruppe an. Siehe auch die Hinweise zur Gestaltung von Tabellen.

Kopf- und Fußzeilen sollten keine Informationen enthalten, die ausschließlich dort vorkommen und für das Verständnis des Dokuments erforderlich sind. Inhaltlich wichtige Informationen gehören in den Fließtext des Dokuments.

Seitenzahlen, Dokumenttitel, Dateinamen oder andere wiederkehrende Informationen können sinnvoll in Kopf- oder Fußzeilen platziert werden. Sie erleichtern insbesondere bei ausgedruckten Dokumenten die Orientierung. Bei barrierefreien PDF-Dokumenten sollten Kopf- und Fußzeilen als Artefakte gekennzeichnet werden. Dadurch werden sie von assistiven Technologien, wie Screenreadern, nicht bei jeder Seite erneut vorgelesen und erscheinen nicht als Bestandteil der semantischen Dokumentstruktur.

Dies gilt auch dann, wenn Kopf- oder Fußzeilen Text enthalten. Beim Export oder der Konvertierung in andere Dateiformate sollte geprüft werden, ob die Dokumentstruktur und die erforderlichen Informationen vollständig übernommen werden.

• Längere Dokumente sollten immer ein Inhaltsverzeichnis und gegebenenfalls auch ein Glossar enthalten.
• Die Lesereihenfolge sollte bei der Erstellung von Dokumenten beachtet und überprüft werden.
• Fuß-, Endnoten und Verweise sollten mithilfe der Funktionen der Anwendung erstellt werden.

Jeder Text sollte eine Sprache verwenden, die für die angesprochene Zielgruppe verständlich ist. Das kann eine fachspezifische Sprache oder auch „Leichte Sprache“, „Einfache Sprache“, „Verständliche Sprache“ oder „Leicht Lesen“-Text sein. Beachten Sie, dass die genannten Begriffe nicht bedeutungsgleich sind. Was unter „Leichter Sprache“ zu verstehen ist, kann auf der Seite des capito Netzwerks nachgelesen werden.

Weitere Hinweise unter folgenden Regelwerken und Leitfäden:

• Berliner Standards für verständliche Sprache - allgemeiner Leitfaden
• Berliner Standards für barrierefreie Sprache und Texte, Regelwerk für die Berliner Verwaltung - bisher veröffentlichte Standards zum Download
• Netzwerk Leichte Sprache
• Standards für Leichte Sprache von Inclusion Europe in mehreren Sprachen
• DIN ISO 24495-1 Einfache Sprache - Teil 1: Grundsätze und Leitlinien (ISO 24495-1:2023)

• Hinweise zur Erstellung von Alternativtexten
• Hinweise zur Gestaltung von Tabellen

• Web Content Accessibility Guidelines (W3C)
• PDF/UA-1: 14289:2014 (ISO)
• PDF/UA-2: ISO 14289–2:2024 (ISO)
• Die vier Prinzipien der WCAG 2.2 (Jan Hellbusch)
• Barrierefreie Dokumente mit Markdown, LaTeX und PDF erstellen (Hochschulforum für Digitalisierung)
• Color Contrast Checker (vispero, vormals TPGI)
• Informationen zur Darstellung von Texten (Deutscher Blinden- und Sehbehindertenverband e. V.)
• Praxisleitfaden zur Erstellung textbasierter Alternativen für Grafiken (Anja Fibich, Frauke Onken & Christian Axnick, iBoB - Projekt inklusive berufliche Bildung ohne Barrieren)
• Richtlinien zur Umsetzung taktiler Grafiken (TU Dresden)
• Anleitung zu mathematische Formeln (Gunther Heintzen, Regionales Rechenzentrum Erlangen (RRZE))
• Leichte Sprache - Begriffe, Regeln und Erklärungen (capito corp.)
• Berliner Standards für verständliche Sprache - allgemeiner Leitfaden (berlin.de)
• Berliner Standards für barrierefreie Sprache und Texte, Regelwerk für die Berliner Verwaltung - bisher veröffentlichte Standards zum Download (berlin.de)
• Regeln und Informationen zur Leichten Sprache (Netzwerk leichte Sprache e. V.)
• Standards für easy-to-read auf EU-Ebene (Inclusion Europe)
• DIN ISO 24495-1 Einfache Sprache - Teil 1: Grundsätze und Leitlinien (ISO 24495-1:2023) (DIN e. V.)

• Videotutorial zur Erstellung barrierefreier Dokumente in Word, Checkliste für Dokumente zum Download (Landeskompetenzzentrum für barrierefreie IT Hessen)
• Vortrag bei der vBIB24 – Digitale Teilhabe als Videobeitrag mit allgemeiner Einführung in die Thematik (Tobias Roppelt)

Informationen zu diesem Artikel

Verfasst von:

Francis Zinke, Alexander Pfingstl

Datum:

18.09.2026

Lizenz:

CC-BY-SA 4.0

Version:

3.0

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